Eine Frau, die am Boden sitzt und mit dem iPad arbeitet

MICROSOFT TEAMS: Optimal strukturieren und berechtigen

Welches sind die Hauptbestandteile von Microsoft Teams? Wie hängen sie voneinander ab? … und wie werden sie optimal eingerichtet?

Microsoft Teams: ein wirkungsvolles Instrument zur Zusammenarbeit - nicht nur im Homeoffice

Dieser Beitrag ist am 09.04.2020 erschienen und enthält eine Einführung zu den Hauptbestandteilen von Teams und deren Einsatz und Strukturierung durch die Teams-Verantwortlichen.

Microsoft hat seit der Veröffentlichung dieses Artikels Teams regelmäßig weiterentwickelt. Das haben wir mit diesem Beitrag ebenfalls getan. In Kursivschrift sind nun wesentliche (nicht alle) neue beziehungsweise überarbeitete Teams-Funktionen für den Anwender zu finden, die seit dem Veröffentlichungsdatum dieses Beitrags eingeführt wurden.

Darüber hinaus sind im SPIRIT/21 BLOG drei weitere Beiträge zu Microsoft Teams, die sich primär an Endnutzer'innen wenden, erschienen. Sie wurden ebenfalls "weiterentwickelt" und haben folgende thematische Schwerpunkte: "Teams individuell einrichten & optimal kommunizieren" (2), "In Teams effizient zusammenarbeiten & zügig navigieren" (3) und "Benachrichtigungen in Teams individuell anpassen & Befehle nutzen" (4) .

Nun aber zum eigentlich Thema dieses Artikels, nämlich zur Einrichtung und initialen Strukturierung von Teams durch die Teams-Verantwortlichen:

Struktur: Teams, Kanäle, Registerkarten und Best Practice

Das (sichtbare) Gerüst von Microsoft Teams besteht primär aus sogenannten Teams, Kanälen und Registerkarten. Dabei kann ein Team mehrere Kanäle haben und ein Kanal mehrere Registerkarten.

Bei der Einrichtung und dem Einsatz von Microsoft Teams empfiehlt Microsoft als Best Practice im Sinne der Übersichtlichkeit, nur so wenige Teams und Kanäle wie unbedingt nötig zu erstellen. Hier ist weniger mehr. Die Registerkarten in Kanälen hingegen können seitens der Nutzer in größerem Umfang erstellt und dann auch wieder gelöscht werden, zum Beispiel wenn die damit zusammenhängenden (Teil-)Aufgaben abgeschlossen wurden.

Governance: Self Service und Namenskonventionen

Bereits zu Beginn sollte überlegt werden, welche Nutzer Teams und Kanäle erstellen dürfen. Es ist durchaus möglich jeden Nutzer dazu zu berechtigen, allerdings stellt sich die Frage, ob das in allen Fällen sinnvoll ist.

Update Mai 2020: Eine Governance, die die grundsätzliche Teams-Neuerstellung regelt, ist in jedem Fall sinnvoll. Um die Nutzung von bereits erstellten Teams und deren Kanälen zu beurteilen, gibt es nun zusätzlich die Möglichkeit, in der „Analysen“-Registerkarte eines Teams ein Dashboard anzuzeigen. Mit Hilfe der enthaltenen Kanalmetriken kann beurteilt werden, ob und wie der jeweilige Kanal genutzt wird und ob dessen Nutzung im Sinne der Team-Verantwortlichen bzw. des Unternehmens ist. 

Zudem kann es nützlich sein, Konventionen für die Benennung von Teams und Kanälen aufzustellen. Dabei können beispielsweise Standorte, Funktionen oder Arbeitsgegenstände in eine einheitliche und nachvollziehbare Namensgebung aller Teams und der zugehörigen Kanäle einfließen. In diesem Zusammenhang ist gegebenenfalls auch die besondere namentliche Kennzeichnung von Teams mit Gast-Nutzern zu beachten.

Update Juli 2020: Im jeweiligen Team und den zugehörigen Kanälen ist mittlerweile direkt gut sichtbar, ob und wie viele Gäste vorhanden sind. Die Liste aller Kanal-Mitglieder ist über das Informations-Symbol auf Höhe der Registerkarten in jedem Kanal aufrufbar. Gastnutzer'innen sind dabei als solche gekennzeichnet.  

Screenshot Kanalinfo
Rechts deutlich zu sehen: Die Kanalinfo mit allen Mitgliedern und Gästen auf einen Blick.

Teamarten: Mitglieder und Berechtigungen

Man unterscheidet drei Arten von Teams: Organisationsweite Teams, öffentliche Teams und private Teams. Organisationsweit bedeutet hier, dass (fast) jeder im Active Directory eingetragene aktive Nutzer auch Mitglied dieses Teams ist. Öffentliche Teams erlauben das manuelle Hinzufügen von Nutzern, interessierte Nutzer können sich aber auch selbständig in diese Teams einladen. Das klassische private Team erlaubt primär nur das Hinzufügen neuer Nutzer durch die Besitzer des jeweiligen Teams.

Kurz zu den Besitzern selbst: Es sollte je Team mindestens zwei Besitzer geben, die sich dann gegenseitig vertreten können. Zur Not können aber auch Administratoren ohne großen Aufwand neue Besitzer ernennen bzw. hinzufügen ohne selbst Besitzer eines Teams zu sein.

Über die "Mitgliederberechtigungen" eines Teams können Berechtigungen sehr granular gesteuert werden. Per "Default" ist hier nach der Neuerstellung eines Teams eigentlich alles, zum Beispiel auch die Integration von Konnektoren oder die Löschung und Wiederherstellung von Kanälen, erlaubt. Gerade bei einem organisationsweiten Team mit seinen vielen Mitgliedern ist das aber nicht immer ratsam.

Die drei Team-Arten

Teamerstellung: Manuell oder automatisiert

Ein Team kann ganz neu ("from scratch") oder basierend auf einem existierenden Team bzw. einer existierenden Office 365 Gruppe erstellt werden. Entscheidet man sich für die Erstellung basierend auf einem existierenden Team, werden die dort enthaltenen Nachrichten, Dateien und Inhalte jedoch nicht mit kopiert. Ebenfalls müssen die Registerkarten und Konnektoren erneut eingerichtet werden.

Es existieren allerdings Möglichkeiten, neue Teams basierend auf einem individuell definierten Teams-Template weitestgehend automatisiert zu erstellen, bei dem dann auch bestehende Dateien, Inhalte, Registerkarten und auch individuell gesetzte Berechtigungen in das neu erstellte Team übertragen werden. Dabei kommen Techniken wie Power Automate und Microsoft Graph ins Spiel.

Template-basierte Team-Erstellung mit Power Automate

Kanäle: Die Kanal-Arten, Erweiterungen und Berechtigungen

Kanäle sind immer Bestandteile eines Teams, existieren also nicht außerhalb. Bei den Kanälen unterscheidet man zwischen Standard- und Privat-Kanälen. Erstere sind für alle Team-Mitglieder und -Besitzer sichtbar und einsehbar, private Kanäle hingegen nur für eine ausgewählte Personenuntergruppe des Teams.

Kanäle können durch Registerkarten und Konnektoren erweitert werden. Konnektoren veröffentlichen beispielsweise in SharePoint erstellte Neuigkeitsbeiträge parallel in einem Kanal und verlinken diese. Ähnlich wie in den Mitgliederberechtigungen eines Teams können auch in einem Kanal Berechtigungen gesetzt werden. Primär wird dabei in den sogenannten Kanaleinstellungen definiert, ob „Jeder“ oder nur die Besitzer Nachrichten im jeweiligen Kanal posten dürfen.

Kanaleinstellungen, hier beispielhaft für einen Kanal in einem organisationsweiten Team

Registerkarten: Standards, Löschen, Neuerstellen, Office-Dokumente gemeinsam bearbeiten

Bei der Erstellung eines neuen Teams werden standardmäßig die Registerkarten "Beiträge", "Dateien" und Wiki" erzeugt. Die Registerkarte "Beiträge" dient Unterhaltungen (Chats) der Team- bzw. Kanal-Berechtigten. "Dateien" beinhaltet eine SharePoint-basierte Dateiablage. "Wiki" ist mit dem klassischen Wiki-Tool verbunden. Die Bestandteile aller drei Registerkarten sind ohne Inhalte, nur die "Wiki"-Registerkarte kann gelöscht werden, die beiden anderen nicht.

Über "Registerkarten hinzufügen" können weitere Registerkarten erstellt und mit Office- oder Drittanbieter-Apps verknüpft werden. Typischerweise kommt hierbei "OneNote" - zum Beispiel für Mitschriften/Protokolle - oder "Planner" - für (einfache) Projektplanung - zum Einsatz. Ebenfalls ist möglich und sinnvoll, einzelne Office-Dokumente über eine Registerkarte verfügbar zu machen und diese dann in Teams durch mehrere Nutzer gleichzeitig - inkl. Chat-Funktion - zu bearbeiten. Allerdings ist hierbei zu beachten: Für viele der angebotenen Apps (z.B. auch für Power BI von Microsoft) sind ggfs. separate Lizenzen sowie eine vorab durchgeführte Konfiguration der jeweiligen App notwendig.

Fazit: Übersichtlichkeit hat Priorität

Die Übersichtlichkeit von Microsoft Teams sollte bei der Einrichtung und Strukturierung immer im Vordergrund stehen, damit sich Nutzer vor allem auf die tägliche Arbeit konzentrieren können. Für die (initiale) Strukturierung von Teams stehen den Verantwortlichen dazu umfangreiche, aber in der Regel doch recht einfach anwendbare, Werkzeuge zu Verfügung.

Eine vorausschauende Konzeption und Planung unter Einbeziehung aller wesentlichen (End-)Nutzergruppen beim Einsatz von Teams ist wünschenswert. Sollte dazu keine Zeit mehr bleiben, helfen die o.g. Tipps, eine erste übersichtliche Struktur zu erstellen und beizubehalten.

Beispielhafte Team-Struktur mit verschiedenen Team- und Kanal-Arten inkl. Einsatz von Konnektoren und Integration eigenentwickelter Apps.

Christian Olschewski, Senior Consultant Microsoft 365

colschewski@spirit21.com

Für alles rund um den Modern Workplace ist Christian Ihr perfekter Ansprechpartner bei SPIRIT/21.

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