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MICROSOFT TEAMS: Effizient zusammenarbeiten und zügig navigieren

Wie können Inhalte in Microsoft Teams strukturiert erstellt, geteilt und gemeinsam bearbeitet werden? Wir zeigen es!

Microsoft Teams: Noch mehr hilfreiche Tipps & Tricks

Dieser Beitrag ist am 05.05.2020 erschienen und enthält eine Einführung zur effizienten Zusammenarbeit sowie zur zügigen Navigation in Teams.

Microsoft hat seit der Veröffentlichung dieses Artikels Teams regelmäßig weiterentwickelt. Das haben wir mit diesem Beitrag ebenfalls getan. In Kursivschrift sind nun wesentliche (nicht alle) neue beziehungsweise überarbeitete Teams-Funktionen für Anwender‘innen zu finden, die seit dem Veröffentlichungsdatum dieses Beitrags eingeführt wurden.

Darüber hinaus sind im SPIRIT/21 BLOG drei weitere Beiträge zu Microsoft Teams, die sich primär an den Endnutzer wenden, erschienen. Sie wurden ebenfalls "weiterentwickelt" und haben folgende thematische Schwerpunkte: „Hauptbestandteilen von Teams und deren Einsatz und Strukturierung“ (1), "Teams individuell einrichten & optimal kommunizieren" (2) und "Benachrichtigungen in Teams individuell anpassen & Befehle nutzen" (4).

Nun aber zum eigentlichen Thema dieses Artikels, nämlich zu den Möglichkeiten der effizienten Zusammenarbeit sowie Tipps zur zügigen Navigation durch Microsoft Teams.

Zusammenarbeit: Eine kurze Einführung

In diesem Beitrag geht es im Speziellen darum, Inhalte in größerem Umfang strukturiert zu erstellen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Dabei werden besonders die gemeinsame Arbeit an Dateien in den obligatorischen - beziehungsweise optionalen -Registerkarten der einzelnen Kanäle betrachtet sowie die Whiteboard-Funktion genauer beleuchtet.

Zusammenarbeit: In Dateien

Eine einfache und gewohnte Art der Zusammenarbeit ist das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von (Office-)Dateien. Dazu bietet Microsoft Teams in jedem Kanal die Registerkarte "Dateien". Dort können Dateien und ganze Ordner(-Strukturen) erstellt oder hochgeladen und bearbeitet werden. Die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten, speziell von Excel-, PowerPoint- und Word-Dokumenten ist natürlich keine primäre Teams-Funktion. Allerdings stellt Teams für diese Art der Zusammenarbeit die Voraussetzungen einer gemeinsam erreichbaren Dateiablage und der entsprechenden Berechtigungen der einzelnen Teams- beziehungsweise Kanalmitglieder zur Verfügung.

Die oben genannten Dokumentarten können dann auch direkt in der Registerkarte "Dateien" von mehreren Personen gleichzeitig geöffnet und bearbeitet werden. Dazu stellt Teams ein Menüband mit den Hauptfunktionen der jeweiligen Office-App zur Verfügung und bietet zusätzlich einen Chat, der parallel zur Bearbeitung geöffnet werden kann. Alternativ kann über Teams die jeweilige Datei im Browser oder in der Desktop-App (sofern beim Nutzer vorhanden) geöffnet werden. Das Abspeichern der Änderungen wird dabei in der Regel automatisch vorgenommen.

Gemeinsame Bearbeitung eines Word-Dokumentes in der Registerkarte Datei inkl. zugehörigem Chat, Informationen über die parallelen Bearbeiter sowie Markierung der bearbeiteten Abschnitte.

Zusammenarbeit: In Registerkarten

Falls ein Dokument über einen längeren Zeitraum "prominenter" beziehungsweise "sichtbarer" bearbeitet werden soll, macht es gegebenenfalls Sinn, dieses Dokument in die Registerkarte eines Kanals zu hängen. Diese geschieht über das Markieren des entsprechenden Dokumentes in "Dateien" und im Anschluss über die Nutzung der Schaltfläche "Dies als Registerkarte erstellen".

Alternativ kann auch rechts neben den existierenden Registerkarten eines Kanals das Plus-Zeichen angeklickt und anschließend die jeweilige Office-App und das anzuheftende Dokument gewählt werden. Danach ist das jeweilige Dokument für jeden Nutzer dieses Kanals in den Registerkarten sichtbar. Wichtig hierbei: Mit diesem Vorgehen können keine neuen Dokumente erstellt, sondern nur bereits erstellte und über Teams verfügbare verlinkt werden. Die Dokumentbearbeitung ist ansonsten identisch zu der Dokumentbearbeitung direkt aus der "Dateien"- Registerkarte heraus.

Integration eines Office-Dokumentes in die Registerkarte des zugehörigen Kanals.

Neben den typischen Office-Apps können noch weitere Apps (und gegebenenfalls deren zugehörige Dateien) in die Registerkarten integriert werden. Klassischer Weise kommt hier OneNote ins Spiel, das umfangreiche Funktionen für eine Notizablage enthält und mit dem beispielsweise regelmäßig Besprechungsprotokolle erstellt und strukturiert abgelegt werden können. Ein weiterer Klassiker ist der Planner von Microsoft, der mit seinen "Tasks" und "Buckets" das Erstellen und Tracken von Projektplänen erlaubt. Bei beiden Apps ist es möglich, eine neue Datei zu erstellen oder eine bereits erstellte Datei zu verlinken.

Darüber hinaus stellt Teams nocheine Vielzahl weiterer Microsoft- beziehungsweise Drittanbieter-Apps über die Registerkarten zur Verfügung. Dabei entscheiden aber Teams-Administratoren und/oder die jeweiligen Teams-Besitzer ob das überhaupt erlaubt ist.

Update September 2020: Die Auswahl der Microsoft Teams Apps wird kontinuierlich erweitert. Das gilt besonders für die Produkte der vielen Drittanbieter, aber natürlich auch für die von Microsoft. Ganz neue in Teams ist nun die Lists App verfügbar, mit der sich jegliche Listen komfortabel - und falls gewünscht template-basiert - erstellen und verwalten lassen.

Die Einbindung bereits existierender Listen ist ebenfalls möglich. Das betrifft beispielsweise SharePoint-Listen, die einfach über Lists in eine Registerkarte eingebunden werden können. Zusätzlich können bereits existierende Listen in Form von Excel-Dateien recht komfortabel importiert werden.

Zusammenarbeit: Auf dem Whiteboard

Bei dem Whiteboard handelt es sich um eine virtuelle Tafel, die in Microsoft Teams während einer Besprechung von den Teilnehmer'innen gemeinsam genutzt werden kann. Dabei können als Zeichengeräte die eigene Computer-Maus genauso wie ein spezieller Zeichenstift (z.B. der Surface Pen) zusammen mit der Nutzung eines Touchscreens dienen. Das Ergebnis einer solchen Whiteboard-Session findet sich anschließend in dem jeweiligen Besprechungs-Chat wieder.

Die Whiteboard-App zusammen mit dem Surface Pen: Sehr hilfreich mit aber auch ohne Microsoft Teams.

Falls das Whiteboard direkt in Teams nicht wie gewünscht funktioniert oder erreichbar ist und auch die Teams-Administratoren nicht weiterhelfen können, existieren folgende weitere Möglichkeiten: Unter https://whiteboard.microsoft.com kann das Whiteboard auch außerhalb von Teams im Browser gestartet werden. Alternativ kann die Whiteboard App über den Microsoft Store installiert und direkt auf dem lokalen Rechner gestartet werden. Anschließend können weitere Nutzer zur gemeinsamen Arbeit am Whiteboard hinzugefügt werden.

Parallel dazu kann Microsoft Teams eine Besprechung zur Verfügung stellen und falls gewünscht sogar das per Browser oder per lokaler App gestartete Whiteboard über das Desktop- oder Task-Sharing teilen, zum Beispiel mit Teilnehmern, die nicht direkt auf dem Whiteboard arbeiten. Voraussetzungen auch hier zu dem Aufruf oder der Installation des Whiteboards: Der/die Nutzer benötigen die entsprechenden Berechtigungen.

Update September 2020: Das vielseitig einsetzbare Microsoft Whiteboard ist weiterhin über den Browser, über die Desktop-App und in den Besprechungen auch direkt über Teams erreichbar.

Die Funktionalität sowie die Performance des Whiteboards wurde dabei von Microsoft in den letzten Monaten erweitert und verbessert. Der Funktionsumfang in Teams ist dabei nicht so umfangreich wie der der Desktop-App. Die attraktivsten Features, beispielsweise das Erstellen von Notizen (Sticky Notes) und das Einfügen von Text-Objekten an beliebigen Stellen, sind aber mittlerweile auch direkt über Teams verfügbar. Alternativ existiert natürlich noch immer die Möglichkeit, direkt mit der Desktop-App oder der Browser-Variante, anstatt mit dem von Teams bereitgestellten Whiteboard zu arbeiten und den Bildschirm dabei in einer Besprechung zu teilen.

Vertikale Navigation: Sich sicher bewegen

Voraussetzung für die Zusammenarbeit aber auch für eigentlich alle weiteren Aktionen ist eine sichere und zügige Navigation, um möglichst ohne längeres Suchen oder Umwege an die gewünschten Funktionen und Informationen zu gelangen. Häufig bewegt sich der Nutzer dabei primär in der Struktur der einzelnen Teams und Kanäle. Die vertikale Navigation stellt darüber hinaus aber noch weitere wertvolle Funktionen zur Verfügung. Von oben angefangen beinhaltet die erste Schaltfläche "Aktivitäten" den sogenannten Feed, eine chronologische Übersicht von Erwähnungen, Antworten, Aktionen (z.B. Teams-Mitgliedschaften) sowie verpasster Anrufe.

Update Juni 2020: Über das zu „Aktivitäten“ gehörige Zahnradsymbol öffnen sich nun direkt per Mausklick die wichtigen „Benachrichtigungen“-Einstellungen. Eine ausführlichere Beschreibung dieser Einstellungen findet sich in diesem Artikel (4). 

Die "Chat"-Funktion darunter zeigt alle Chats sortiert nach den jüngsten Aktivitäten. Chats mit mehreren Personen erkennt man an den geteilten Profil-Bildern. Weiterhin finden sich dort auch die sogenannten "Besprechungs-Chats" inkl. der Rahmendaten der Besprechung (z.B. eine Übersicht der Teilnehmer) sowie die dort erzeugten Outputs, z.B. Aufzeichnungen. Bei der "Chat"- sowie bei der "Aktivitäten"-Funktion leistet das Filter-Symbol darüber hinaus wertvolle Orientierungs-Hilfe. Noch ein kurzer Tipp zu Chats allgemein und besonders zu den "Besprechungs-Chats": falls beispielsweise in einem Besprechungs-Chat weitergechattet wird, einen aber diese Informationen nicht interessieren, können diese über das Kontextmenu einfach stummgeschaltet werden. Der Chat bleibt weiterhin erhalten und aufrufbar, aber als Nutzer'in erhält man keine Benachrichtigungen zu neuen eingegebenen Nachrichten mehr.

Update Mai 2020: Die Möglichkeit, einen Chat nun als separates Fenster zu öffnen, ist detaillierter in diesem Artikel (2) beschrieben. 

Weiter in der Navigation: Die folgende "Teams"-Schaltfläche öffnet die bekannte Teams-Struktur, der "Kalender" enthält einen einfachen aber vollfunktionalen und mit Outlook synchronisierten Kalender für die Planung von Besprechungs-Terminen inkl. der Möglichkeit von ad hoc Besprechungen. "Anrufe" bietet Zugriff auf das Finden und Organisieren von Kontakten inkl. der Möglichkeit, Personen auch direkt über verschiedene Kommunikations-Arten zu kontaktierten. "Dateien" bietet mehrere Ansichten auf die eigenen Dateien inkl. OneDrive sowie auf die kürzlich in Teams bearbeiteten Dateien innerhalb der vom jeweiligen Nutzer verfolgten Kanäle.

Die vertikale Navigation selbst erlaubt auch ein individuelles und nur für den jeweiligen Nutzer sichtbares Drag & Drop der einzelnen Navigationsbestandteile. Zusätzlich kann über die obligatorischen "Drei Punkten", entsprechend der Nutzerberechtigung, die Navigationsleiste mit zusätzlichen Apps (siehe Abbildung) erweitert werden.

Der Navigation weitere Apps hinzufügen: Der App-Store ist gut gefüllt. Allerdings sollte die Teams-Governance definieren, welche Nutzergruppen welche Apps installieren und nutzen dürfen.

Christian Olschewski, Senior Consultant Microsoft 365

colschewski@spirit21.com

Für alles rund um den Modern Workplace ist Christian Ihr perfekter Ansprechpartner bei SPIRIT/21.

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